联系我们优化馆藏的思考
来源：天天加油 更新时间：2005-1-14
您正在看的档案管理是:优化馆藏的思考。
区县级综合档案馆目前利用效果不尽如人意，改变这一状况的根本是优化馆藏。作者通过对馆藏现状的分析，指出目前的馆藏存在着门类单一、载体单一、内容单一、玉石混杂、信息陈旧等五个不合理性，并根据多年的工作实践提出优化馆藏的三个对策：走特色之路，走精品之路，拓宽馆藏信息领域。
区县级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在，这一点在社会主义市场经济体制下，在改革开放的实践中，已被档案界的同仁们所承认。然而，目前绝大多数区县级综合档案馆的馆藏由于种种主、客观的原因，并不尽如人意，致使很多档案馆的利用工作一直在低谷中徘徊。笔者在区县级综合档案馆工作多年，本文拟就馆藏现状及优化馆藏的对策谈点粗浅的认识。
一、从现有馆藏看其结构的不合理性
根据《中华人民共和国档案法》及有关文件的规定，区县级综合档案馆所保存的是本地区党政机关，人民团体及企事业单位在各种社会活动中形成的有保存价值的各种门类的档案。然而由于诸如建制时间较短及区县档案局馆多由区县委、政府档案科室发展而成等原因，使很多档案馆的现有馆藏很难适应现代化社会发展的需求，馆藏的结构存在着很多不合理性。这些不合理性表现为：
一门类单一。目前馆藏档案普遍存在着文书档案所占比重过大的现象。笔者所在档案馆现有馆藏１０万卷，文书档案占总数的６５％以上。据不完全统计，北京市１８个区县档案馆的馆藏约１１０万卷，其中文书档案所占比重亦在６５％以上。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。
二载体单一。走进各区县档案馆库房，我们会看到一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而照片底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。据笔者了解，纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是５００∶１到１００∶１之间，也就是说一个拥有１０万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有２００至１０００个保管单位。
三内容单一。在以纸质的文书档案是馆藏档案主体的前提下，其内容的单一在所难免。翻开文书档案的案卷目录，我们可以看到这些档案的内容是：党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等，从这些材料中我们虽然也能了解一个单位的工作开展情况，但对其中的某一项业务的具体开展与发展变化，则只能了解梗概，因为更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。
四玉石混杂。由于档案干部文化水平和业务素质的限制，以及单位领导对档案工作不够重视，致使各单位形成的档案存在着很多质量上的问题，归纳起来有：１重份文件归档立卷问题：笔者曾在某档案馆的一个全宗内发现同一份请示，分别装订在三个案卷里；对同一个人的处分材料及调查材料，一模一样的卷多达６个。２保管期限划定过长问题：如某一次“运动”中，小组讨论会记录，被定为永久，翻开该卷一看，洋洋二、三百页，没有一点定性材料，这样的案卷被存为永久，就意味着要世世代代永远保存下去。３重复进馆问题：包括Ａ干部任免文件，区县委组织部存一份，被任免的干部所在单位也存一份，且都是永久保存。Ｂ各单位党组织情况和干部年报，各单位的存为永久，上报到区县委组织部或人事局的被存为长期，十年后同时进馆。Ｃ上级业务主管部门下发的需要遵照执行的文件，这类文件按规定应存为长期，本地区的几个单位同属一个上级业务主管部门，十年后，档案馆就不可避免地要收进同一份文件若干件。
上述问题很多馆都存在，使馆藏质量大打折扣。
五信息陈旧。根据《档案馆通则》第七条中“省辖市州、盟和县级档案馆接收立档单位保管１０年左右的档案”的规定，各区县档案馆所存档案应为１０年前形成的，即馆藏信息揭示的是１０年前本地区的社会发展状况。这些信息作为历史记录，对今后了解和研究社会发展是很有意义的。但是我们必须看到，我们正处在一个大变革的时期，从１９７８年党的十一届三中全会确定以经济建设为党的中心工作，到１９９７年党的十五大胜利召开，短短二十年的时间，我国发生的巨大变化令世人瞩目。试想，馆藏中的那些反映计划经济的历史记录，对今天的资产重组和国有大中型企业向股份制迈进能有多少帮助可以说档案信息陈旧是档案馆门可罗雀的症结所在。
面对上述种种不合理性，面对当今竞争社会对档案馆提出的挑战，我们认为区县级档案馆的馆藏结构必须调整，它应适应社会发展的需要。
二、解决的对策
优化馆藏势在必行。翻开近几年的档案专业刊物，其中讨论怎样优化馆藏的文章不少，作者们对此提出了很多很好的建议。笔者通过自身的工作实践，对解决馆藏优化的对策提几点看法。
对策之一：走“特色”之路。地方综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色，是档案馆的工作者们一直努力的方向。所谓“特色”，应有二层含义。其一，是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地区都会有其独到之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯……，将这些“独到之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。应该指出的是，一个地区的“独到之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二，馆藏特色。这个概念相对“地方特色”而言。地方特色指的是馆藏档案能反映本地区的某一独到之处的特色，而馆藏特色是说，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如：有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充，在突出地方特色的同时，自然而然地突出了馆藏特色，反之亦然。应该说走特色之路已是一条优化馆藏的成功经验。
对策之二：走“精品”之路。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一，对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。这项工作目前在很多馆尚未开展，是档案馆管理工作的一个薄弱环节。做鉴定工作，馆藏量较小的馆应集中人力和时间，打一场歼灭战，经过鉴定，使馆藏案卷个个“货真价实”。馆藏量过大的馆则可分批进行，最好的办法是与开放档案的审查，或计算机录入的前处理工作同步进行，即在审查到期档案是否符合向社会开放条件的同时，做案卷价值的鉴定，在对案卷做分类标引或主题词标引的同时，分析其价值的有无及高低。对应剔除的案卷经手人签署了剔除意见后要有主管业务的局馆领导把关，对确应销毁的案卷分全宗按时间顺序造册登记并报请档案形成的单位批准予以销毁。这样做既提高了馆藏质量，也避免了具体业务工作中容易出现的交叉和重复。第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。前两项在实际操作时，负责接收的工作人员只要具备相应的业务素质和责任心就能办到，而避免重复进馆则涉及到一系列有关业务的法规性文件的改动，完全杜绝还有一定难度。第三，加强馆藏信息资源的开发。现有馆藏资源的开发途径有三：１做好开放工作。除馆内年满三十年的档案要按期向社会开放外，根据《档案法实施办法》的有关规定，可将“经济、科学、技术、文化等类”档案随时向社会开放。２做好编研工作。通过编研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料。这种参考资料是馆藏中某类信息的集合，它所产生的利用价值和效益是哪一条单个的信息都无法比拟的，它使那些因先天不足如：立卷不科学，收集不齐全等后天又难以弥补的案卷质量得到“升华”。３建立科学的检索体系。根据不同的利用需求编制的检索工具，从不同角度揭示着馆藏信息资源，建立起一整套馆藏档案检索体系，有助于馆藏信息的开发和利用。总之，走所谓“精品”之路，就是要在提高案卷质量和开发信息资源上做文章。
对策之三：拓宽馆藏信息领域。我们必须清楚，区县级综合档案馆的档案来源主要是区县级党政机关、社会团体及所属企事业单位在日常工作、社会活动中形成的，其现实效用和历史价值远比不上中央、省级档案馆的高，社会的需要范围也小得多，这种因档案形成者的社会地位、重要程度、行政级别而造成的馆藏信息资源缺乏是档案工作者们无法改变的。拓宽馆藏信息领域是一个解决问题的极好对策。首先，根据《档案馆通则》中对区县级档案馆接收时限在“１０年左右”的规定，可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前，其提前的“度”掌握在３－５年为宜。其次，应建立本馆的目录中心，将各立档单位室藏中未进馆的永久和长期保管期限的各门类档案包括未到进馆时间的和不在进馆范围的的目录集中起来。这样做可以通过档案馆的“中介”作用，使一些室藏档案提前产生社会效益。第三，收集与馆藏档案有关的各种资料，使之成为档案信息不可或缺的一种补充。这类资料包括：本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料，其他部门或单位编写的与本地区有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍。最后，在做好前三种的基础上，应该考虑走档案、情报一体化的道路。这在我国沿海、开放地区已有成功的例子，日本的一些公文书馆中也有类似的做法。
要知道，社会上很多人对档案与非档案概念的界限并不清楚，对档案馆保存哪个年代的档案也不十分了解。把这些材料以资料的形式提前收进馆来，在不泄密的前提下，使其提前或更多地产生出社会效益。将来，在档案成批进馆后，一些提前进馆的“资料”大部分可以销毁，其中少量较为珍贵或利用率较高的，可以挑出，让其继续发挥作用。档案馆收集这类信息所起的作用实质上是一种情报中介服务。档案馆可以利用现有的技术人才，硬件设备与国内、国际信息网相联，从中获取有用的情报信息，同时依靠档案馆可靠的信誉和与各基层单位已经建立起的牢固的、广泛的联系做好这种服务。这样做，一来可以使档案馆的技术力量得到发挥，二来可以为社会的发展做一些力所能及的贡献，三来可以解决馆藏信息陈旧，内容匮乏，范围窄小，利用效果不佳等弊病，对提高社会档案意识，扩大档案馆知名度都大有好处。
应该承认，说到底这种情报信息的中介服务，并非档案馆的职责，档案馆开展这项工作尚缺乏理论根据，与传统的观念也大相径庭。然而理论源于实践，它是实践成功经验的总结，用计划经济体制下产生的档案学理论指导今天的档案工作，肯定有不适应的地方，有些甚至可能会成为档案事业发展的桎梏，调整和发展现代档案学理论是历史赋予我们这一代档案工作者义不容辞的责任，“螃蟹”总要有人吃第一口
区县级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在，这一点在社会主义市场经济体制下，在改革开放的实践中，已被档案界的同仁们所承认。然而，目前绝大多数区县级综合档案馆的馆藏由于种种主、客观的原因，并不尽如人意，致使很多档案馆的利用工作一直在低谷中徘徊。笔者在区县级综合档案馆工作多年，本文拟就馆藏现状及优化馆藏的对策谈点粗浅的认识。
一、从现有馆藏看其结构的不合理性
根据《中华人民共和国档案法》及有关文件的规定，区县级综合档案馆所保存的是本地区党政机关，人民团体及企事业单位在各种社会活动中形成的有保存价值的各种门类的档案。然而由于诸如建制时间较短及区县档案局馆多由区县委、政府档案科室发展而成等原因，使很多档案馆的现有馆藏很难适应现代化社会发展的需求，馆藏的结构存在着很多不合理性。这些不合理性表现为：
一门类单一。目前馆藏档案普遍存在着文书档案所占比重过大的现象。笔者所在档案馆现有馆藏１０万卷，文书档案占总数的６５％以上。据不完全统计，北京市１８个区县档案馆的馆藏约１１０万卷，其中文书档案所占比重亦在６５％以上。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。
二载体单一。走进各区县档案馆库房，我们会看到一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而照片底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。据笔者了解，纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是５００∶１到１００∶１之间，也就是说一个拥有１０万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有２００至１０００个保管单位。
三内容单一。在以纸质的文书档案是馆藏档案主体的前提下，其内容的单一在所难免。翻开文书档案的案卷目录，我们可以看到这些档案的内容是：党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等，从这些材料中我们虽然也能了解一个单位的工作开展情况，但对其中的某一项业务的具体开展与发展变化，则只能了解梗概，因为更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。
四玉石混杂。由于档案干部文化水平和业务素质的限制，以及单位领导对档案工作不够重视，致使各单位形成的档案存在着很多质量上的问题，归纳起来有：１重份文件归档立卷问题：笔者曾在某档案馆的一个全宗内发现同一份请示，分别装订在三个案卷里；对同一个人的处分材料及调查材料，一模一样的卷多达６个。２保管期限划定过长问题：如某一次“运动”中，小组讨论会记录，被定为永久，翻开该卷一看，洋洋二、三百页，没有一点定性材料，这样的案卷被存为永久，就意味着要世世代代永远保存下去。３重复进馆问题：包括Ａ干部任免文件，区县委组织部存一份，被任免的干部所在单位也存一份，且都是永久保存。Ｂ各单位党组织情况和干部年报，各单位的存为永久，上报到区县委组织部或人事局的被存为长期，十年后同时进馆。Ｃ上级业务主管部门下发的需要遵照执行的文件，这类文件按规定应存为长期，本地区的几个单位同属一个上级业务主管部门，十年后，档案馆就不可避免地要收进同一份文件若干件。
上述问题很多馆都存在，使馆藏质量大打折扣。
五信息陈旧。根据《档案馆通则》第七条中“省辖市州、盟和县级档案馆接收立档单位保管１０年左右的档案”的规定，各区县档案馆所存档案应为１０年前形成的，即馆藏信息揭示的是１０年前本地区的社会发展状况。这些信息作为历史记录，对今后了解和研究社会发展是很有意义的。但是我们必须看到，我们正处在一个大变革的时期，从１９７８年党的十一届三中全会确定以经济建设为党的中心工作，到１９９７年党的十五大胜利召开，短短二十年的时间，我国发生的巨大变化令世人瞩目。试想，馆藏中的那些反映计划经济的历史记录，对今天的资产重组和国有大中型企业向股份制迈进能有多少帮助可以说档案信息陈旧是档案馆门可罗雀的症结所在。
面对上述种种不合理性，面对当今竞争社会对档案馆提出的挑战，我们认为区县级档案馆的馆藏结构必须调整，它应适应社会发展的需要。
二、解决的对策
优化馆藏势在必行。翻开近几年的档案专业刊物，其中讨论怎样优化馆藏的文章不少，作者们对此提出了很多很好的建议。笔者通过自身的工作实践，对解决馆藏优化的对策提几点看法。
对策之一：走“特色”之路。地方综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色，是档案馆的工作者们一直努力的方向。所谓“特色”，应有二层含义。其一，是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地区都会有其独到之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯……，将这些“独到之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。应该指出的是，一个地区的“独到之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二，馆藏特色。这个概念相对“地方特色”而言。地方特色指的是馆藏档案能反映本地区的某一独到之处的特色，而馆藏特色是说，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如：有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充，在突出地方特色的同时，自然而然地突出了馆藏特色，反之亦然。应该说走特色之路已是一条优化馆藏的成功经验。
对策之二：走“精品”之路。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一，对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。这项工作目前在很多馆尚未开展，是档案馆管理工作的一个薄弱环节。做鉴定工作，馆藏量较小的馆应集中人力和时间，打一场歼灭战，经过鉴定，使馆藏案卷个个“货真价实”。馆藏量过大的馆则可分批进行，最好的办法是与开放档案的审查，或计算机录入的前处理工作同步进行，即在审查到期档案是否符合向社会开放条件的同时，做案卷价值的鉴定，在对案卷做分类标引或主题词标引的同时，分析其价值的有无及高低。对应剔除的案卷经手人签署了剔除意见后要有主管业务的局馆领导把关，对确应销毁的案卷分全宗按时间顺序造册登记并报请档案形成的单位批准予以销毁。这样做既提高了馆藏质量，也避免了具体业务工作中容易出现的交叉和重复。第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。前两项在实际操作时，负责接收的工作人员只要具备相应的业务素质和责任心就能办到，而避免重复进馆则涉及到一系列有关业务的法规性文件的改动，完全杜绝还有一定难度。第三，加强馆藏信息资源的开发。现有馆藏资源的开发途径有三：１做好开放工作。除馆内年满三十年的档案要按期向社会开放外，根据《档案法实施办法》的有关规定，可将“经济、科学、技术、文化等类”档案随时向社会开放。２做好编研工作。通过编研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料。这种参考资料是馆藏中某类信息的集合，它所产生的利用价值和效益是哪一条单个的信息都无法比拟的，它使那些因先天不足如：立卷不科学，收集不齐全等后天又难以弥补的案卷质量得到“升华”。３建立科学的检索体系。根据不同的利用需求编制的检索工具，从不同角度揭示着馆藏信息资源，建立起一整套馆藏档案检索体系，有助于馆藏信息的开发和利用。总之，走所谓“精品”之路，就是要在提高案卷质量和开发信息资源上做文章。
对策之三：拓宽馆藏信息领域。我们必须清楚，区县级综合档案馆的档案来源主要是区县级党政机关、社会团体及所属企事业单位在日常工作、社会活动中形成的，其现实效用和历史价值远比不上中央、省级档案馆的高，社会的需要范围也小得多，这种因档案形成者的社会地位、重要程度、行政级别而造成的馆藏信息资源缺乏是档案工作者们无法改变的。拓宽馆藏信息领域是一个解决问题的极好对策。首先，根据《档案馆通则》中对区县级档案馆接收时限在“１０年左右”的规定，可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前，其提前的“度”掌握在３－５年为宜。其次，应建立本馆的目录中心，将各立档单位室藏中未进馆的永久和长期保管期限的各门类档案包括未到进馆时间的和不在进馆范围的的目录集中起来。这样做可以通过档案馆的“中介”作用，使一些室藏档案提前产生社会效益。第三，收集与馆藏档案有关的各种资料，使之成为档案信息不可或缺的一种补充。这类资料包括：本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料，其他部门或单位编写的与本地区有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍。最后，在做好前三种的基础上，应该考虑走档案、情报一体化的道路。这在我国沿海、开放地区已有成功的例子，日本的一些公文书馆中也有类似的做法。
要知道，社会上很多人对档案与非档案概念的界限并不清楚，对档案馆保存哪个年代的档案也不十分了解。把这些材料以资料的形式提前收进馆来，在不泄密的前提下，使其提前或更多地产生出社会效益。将来，在档案成批进馆后，一些提前进馆的“资料”大部分可以销毁，其中少量较为珍贵或利用率较高的，可以挑出，让其继续发挥作用。档案馆收集这类信息所起的作用实质上是一种情报中介服务。档案馆可以利用现有的技术人才，硬件设备与国内、国际信息网相联，从中获取有用的情报信息，同时依靠档案馆可靠的信誉和与各基层单位已经建立起的牢固的、广泛的联系做好这种服务。这样做，一来可以使档案馆的技术力量得到发挥，二来可以为社会的发展做一些力所能及的贡献，三来可以解决馆藏信息陈旧，内容匮乏，范围窄小，利用效果不佳等弊病，对提高社会档案意识，扩大档案馆知名度都大有好处。
应该承认，说到底这种情报信息的中介服务，并非档案馆的职责，档案馆开展这项工作尚缺乏理论根据，与传统的观念也大相径庭。然而理论源于实践，它是实践成功经验的总结，用计划经济体制下产生的档案学理论指导今天的档案工作，肯定有不适应的地方，有些甚至可能会成为档案事业发展的桎梏，调整和发展现代档案学理论是历史赋予我们这一代档案工作者义不容辞的责任，“螃蟹”总要有人吃第一口
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